Les dossiers

1. Qu’est-ce qu’un dossier Hexagone ?

La gestion des dossiers est la partie centrale d’Hexagone.

• Avant Hexagone, les bureaux de contrôle utilisaient des dossiers en local sur leur ordinateur pour gérer leurs interventions.

• Hexagone a été conçu pour fluidifier et simplifier le travail des infiltromètres en centralisant la gestion des dossiers et en améliorant la collaboration avec les partenaires.

• Chaque dossier est un espace de travail partagé où plusieurs collaborateurs peuvent intervenir pour accélérer la rédaction des rapports.

• Chaque dossier est rattaché à un client (constructeur, architecte ou particulier) et peut inclure plusieurs intervenants.

• Pour faciliter l’utilisation, les clients et les intervenants ont une vue simplifiée du dossier, affichant uniquement les éléments utiles.

Accès rapide aux dossiers

Sur la page Dossiers, vous disposez :

• D’une barre de recherche

• De trois onglets correspondant aux états des dossiers

2. Les états du dossier

1. Intervention à programmer

   • Dès la création du dossier et jusqu’à la réalisation du contrôle, le dossier est en état "À programmer".

   • Il est possible de préparer le dossier et déposer des pièces, mais l’intervention n’a pas encore eu lieu.

2. Intervention réalisée

   • Après l’intervention, le dossier passe à l’état "Intervention réalisée".

   • À ce stade, les collaborateurs doivent compléter le dossier en déposant toutes les pièces nécessaires à la rédaction des rapports.

3. Dossier archivé

   • Une fois le dossier traité, il est possible de l’archiver pour le retirer de la liste active.

   • L’archivage est individuel : un dossier archivé par un utilisateur ne l’est pas forcément pour les autres.

   • Il est possible de désarchiver un dossier depuis le menu Actions.

3. Comment est structuré un dossier Hexagone ?

Un dossier est composé de plusieurs sections essentielles :

1. Documents d’étude thermique

• Cette section regroupe toutes les pièces thermiques nécessaires à la rédaction des rapports.

• Présente dans tous les dossiers, quelle que soit la prestation.

2. XML du dossier

• Le fichier XML est un élément clé du dossier.

• Obligatoire pour tous les dossiers, il permet de générer les rapports.

3. Documents du dossier

• Chaque dossier contient un ensemble de documents correspondant à la prestation choisie à la création du dossier.

4. Mise à jour des documents thermiques

• Cette section permet aux intervenants et clients de fournir des mises à jour sur les pièces thermiques et le XML.

• Elle garantit que les versions précédentes ne sont pas écrasées.

5. Rapports à destination du constructeur

• Pour les dossiers constructeurs, cette section permet de :

  • Ajouter des emplacements de rapport

  • Débloquer progressivement les rapports au constructeur

  • Créer de nouveaux emplacements en cas de revisite

6. Règlement et rapports pour architectes et particuliers

• Pour les dossiers architectes et particuliers, une section "Règlement" permet de gérer :

  • Les paiements particuliers

  • Les emplacements de paiement

• Livraison des rapports :

  • Particulier : accès immédiat après paiement.

  • Architecte : le particulier doit contacter l’architecte pour récupérer ses rapports.

4. Comment créer un dossier Hexagone (côté bureau de contrôle) ?

1. Accédez à la page Dossiers et cliquez sur "Nouveau dossier".

2. Choisissez le type de dossier :

   • Dossier particulier

   • Dossier professionnel (architecte ou constructeur)

3. Renseignez les informations nécessaires :

   • Pour un particulier : email et numéro de téléphone obligatoires (utilisés pour le paiement).

   • Pour un professionnel : sélection du client et de sa marque.

4. Sélectionnez la prestation.

5. (Optionnel) Assignez un conducteur de chantier au client (modifiable plus tard).

5. Comment créer un dossier Hexagone (côté client) ?

• Le processus est similaire mais simplifié.

• Le client est déjà sélectionné et le dossier est forcément professionnel.

6. Étapes chronologiques d’un dossier

1. Création du dossier

2. Dépôt du XML et des documents thermiques

3. Planification du RDV

4. Réalisation du contrôle (premium)

5. Dépôt des documents administratifs

6. Signature et ajout des photos

7. Rédaction des rapports

8. Paiement et déblocage des rapports

7. Ajouter des collaborateurs sur un dossier

• Par défaut, les intervenants affiliés au client sont ajoutés automatiquement.

• Un conducteur de chantier peut être ajouté à la création du dossier.

• Après la création, vous pouvez ajouter :

  • Des opérateurs (membres de votre équipe ayant accès aux événements du dossier et aux missions Infiltrea).

  • Un conducteur de chantier (membre du client pouvant ajouter des photos au dossier).

  • Des intervenants (partenaires pouvant déposer des documents thermiques et XML).

8. Gérer les accès d’un dossier

• Dans l’onglet "Accès", vous pouvez définir qui peut voir et déposer quels documents.

• Les accès par défaut sont définis dans la fiche client, mais peuvent être modifiés sur chaque dossier.

Attention :
- Si un client n’a aucun accès, il ne pourra ni déposer de fichiers ni signer.
- Une alerte s’affichera si les accès ne sont pas configurés.

9. Vue simplifiée pour clients et intervenants

• Les clients et intervenants disposent d’une interface simplifiée avec :

  • Une zone de dépôt optimisée

  • Le chat du dossier

  • Une mise en avant des actions à réaliser

10. Déposer un devis sur un dossier

• Si le devis a été créé sur Hexagone, il est automatiquement attaché au dossier.

• Sinon, vous pouvez le déposer manuellement dans l’onglet "Devis" correspondant.

11. Le chat du dossier

• Permet des échanges fluides entre les collaborateurs du dossier.

• Plus efficace que les emails pour suivre les discussions.

• Possibilité d’envoyer des fichiers et des images.

• Mentionner un partenaire avec "@".

12. Envoyer un email automatique depuis un dossier

• Hexagone envoie des notifications aux partenaires pour leurs actions à réaliser.

• Évite la rédaction manuelle et la recherche des emails des destinataires.

13. Actions sur un dossier

1. Actions rapides

• Archiver / désarchiver un dossier

• Télécharger l’ensemble des fichiers

• Changer la prestation d’un dossier

• Modifier les informations du dossier

• Supprimer un dossier (action irréversible, réservée aux administrateurs)

2. Actions liées aux rapports

• Demander une mise à jour thermique

• Générer un rapport RT Bâtiment

• Passer un dossier en "non conforme"

• Finaliser un dossier

3. Actions planning

• Passer un dossier en "intervention réalisée"

• Changer la date d’intervention