Dans Hexagone, les dossiers sont structurés en plusieurs parties :
Étude thermique / XML
Documents
Rapports / Règlement
Les documents sont modulaires et définis en fonction de la prestation choisie lors de la création du dossier.
Une fois le dossier créé, il est possible de modifier la prestation via le menu Actions, ce qui ajustera automatiquement la liste des documents.
Chaque document correspond à un répertoire indépendant dans lequel des fichiers peuvent être déposés et validés.
Il s’agit d’un répertoire classique permettant d’ajouter un ou plusieurs fichiers.
Tous les formats de fichiers sont acceptés (PDF, Word, Excel, images…), mais les fichiers les plus courants sont les PDF (ex. : arrêtés de permis de construire, plans).
Permet à l’infiltromètre de préparer un document à signer.
Une fois préparé, le client peut soit :
Signer électroniquement sur Hexagone
Télécharger le document et le signer en dehors de la plateforme
Contrairement aux autres documents, il ne permet pas de déposer directement des fichiers.
L’infiltromètre doit créer des emplacements de photos pour que le client puisse ajouter les images aux emplacements définis.
Les états des documents sont visibles par tous et permettent de suivre leur progression.
État initial d’un document après la création du dossier.
Aucun fichier n’a encore été déposé.
Dès qu’un fichier est déposé, le document passe en état "En attente".
L’infiltromètre doit vérifier et valider les fichiers déposés.
Le compteur d’actions du dossier augmente, indiquant une tâche à effectuer.
Si la validation automatique est activée (paramètres de validation), le document ne passera pas par cet état.
Lorsque l’infiltromètre valide un document, il passe en état validé.
Tous les documents déposés par l’infiltromètre ou configurés en validation automatique passent directement en validé.
Si un fichier n’est pas valide, l’infiltromètre peut refuser le document, qui passe alors en état "Refusé".
Il est recommandé d’expliquer la raison du refus via le chat du dossier pour aider le client à corriger l’erreur.
Si le client ou l’intervenant ne peut pas déposer un fichier faute d’informations, il peut passer le document en "Bloqué".
Cela met automatiquement le dossier en état "Bloqué" pour signaler un problème.
L’infiltromètre peut lever le blocage à tout moment.
État intermédiaire pour les documents nécessitant une action du client (ex. : signature ou dépôt de photos).
Cela signifie que l’infiltromètre a préparé le document et que le client doit compléter son action.
Depuis la DropZone du dossier (premier onglet)
En cliquant sur l’icône de trombone dans le répertoire du document
Aucune limite de nombre ou de taille de fichiers.
Les fichiers peuvent être déposés en masse pour simplifier la gestion documentaire.
La DropZone permet aux utilisateurs avec deux écrans de glisser-déposer des fichiers facilement.
Une fois les fichiers déposés, ils sont stockés temporairement et doivent être transférés dans un répertoire en cliquant sur "Transférer ici".
Une fois un fichier déposé, il est possible de le visualiser en cliquant sur "Ouvrir".
Dans cette interface, l’infiltromètre peut :
Supprimer des fichiers
Valider ou refuser le document
Modifier le PDF (ajout de champs textes, annotations…)
La validation confirme que les fichiers déposés sont corrects.
Tous les documents doivent être validés avant de finaliser un dossier.
Un document refusé passe en état "Refusé".
Il est conseillé d’indiquer la raison du refus via le chat pour aider le client à fournir un document conforme.
Pour un document à signature, l’infiltromètre peut :
Utiliser un PDF existant
Générer une attestation à partir du XML
Il peut ensuite :
Placer des champs de signature
Les redimensionner et ajuster
Mettre le document en état "Prêt" pour signature
Une fois prêt, le client reçoit une action à réaliser.
Il est conseillé d’envoyer une notification par email en cliquant sur "Notifier le partenaire".
Pour les documents à photos, l’infiltromètre doit ajouter des emplacements spécifiques avec :
Un titre
Une description
Une fois les emplacements créés, le client pourra ajouter ses photos.
Le client peut également joindre des photos supplémentaires.
Il est conseillé de notifier le client par email, car Hexagone ne le fait pas automatiquement.
Pour certains dossiers, l’infiltromètre peut générer une attestation spéciale à signer.
Cette action est disponible via le bouton "Générer" sur le document concerné.
L’attestation est alors préparée et envoyée à la signature automatiquement.
Il est possible de supprimer tous les fichiers d’un document en cliquant sur l’icône poubelle.
Il est possible d’activer la validation automatique pour les documents Hexagone.
Les documents soumis à la validation automatique seront validés immédiatement après leur dépôt, quel que soit l'utilisateur.
Vous pouvez configurer la validation automatique dans les Paramètres, section Validation.
Déposer des fichiers depuis la DropZone ou directement dans le répertoire du document
Visualiser, valider ou refuser des documents
Préparer et gérer des signatures électroniques
Créer des emplacements pour les photos
Gérer les états des documents pour un meilleur suivi
Automatiser la génération des attestations et signatures
