Le planning Hexagone permet de simplifier la prise de rendez-vous et la préparation des interventions.
Il offre une vision claire et structurée de l’organisation hebdomadaire de vos équipes.
Le planning couvre la semaine du lundi au vendredi, de 8h à 20h.
Il peut être affiché :
Par jour
Par opérateur
Cela permet d’optimiser la répartition des interventions et de visualiser rapidement les créneaux disponibles.
Il existe plusieurs types d’événements dans le planning :
Intervention (liée à un dossier) : c’est l’événement principal. Il peut être lié à un dossier, assigné à des opérateurs, et permet la création de missions Infiltrea.
Pause déjeuner
Rendez-vous autre
Réunion technique
Appel client
Il existe trois façons principales de créer un événement :
Cliquez sur "Créer un événement" dans le menu Actions du dossier.
Idéal si la date et l’heure sont déjà connues.
Permet de rester sur la page dossier.
Cliquez sur un créneau horaire libre pour créer un événement à cet emplacement.
Permet de visualiser facilement les créneaux disponibles et les opérateurs libres.
Vous pourrez ensuite sélectionner un dossier pour préremplir automatiquement les informations.
Utilisez l’option "Créer une nouvelle revisite".
Toutes les informations de l’événement initial sont copiées dans la revisite.
Vous pouvez choisir le type de revisite souhaité.
Il est également possible d’ajouter des documents spécifiques à cette revisite (ex. ATH Spé, photos).
Les événements liés à un dossier apparaissent dans la page dossier, en bas à droite, sous le chat.
On y retrouve également les contrôles réalisés.
Quand un événement est lié à un dossier, certaines informations sont automatiquement synchronisées :
Adresse de l’intervention
Ville
Code postal
Opérateurs assignés
Conducteur de chantier
Certaines données doivent être modifiées uniquement depuis la page dossier :
Client : via le menu Actions → Modifier
Prestation : via le menu Actions → Changer la prestation
Le planning permet de filtrer les événements :
Par tous les opérateurs
Par un ou plusieurs opérateurs spécifiques
Les opérateurs sont gérés depuis Paramètres → Entreprise → Membres, où vous pouvez également modifier leur couleur.
Si aucun opérateur n’est sélectionné et que le bouton "Tous" n’est pas actif, seuls les événements sans opérateur assigné seront visibles.
La barre de couleur en haut de chaque événement indique l’opérateur assigné.
La durée de l’événement détermine sa taille dans le planning.
Certains événements affichent des icônes en bas à droite pour fournir des informations utiles :
| IcôneSignification |
Badge validé | Rendez-vous confirmé |
Dossier | Événement lié à un dossier |
Infiltrea | Au moins une mission Infiltrea a été créée |
Fichier bleu | Documents d’intervention complétés |
Contrôle bleu | Contrôle réalisé pour cet événement |
Un événement ne peut avoir qu’un seul contrôle.
Les contrôles sont réalisés depuis l’application mobile terrain.
Si un contrôle a été réalisé, vous pouvez y accéder depuis la fiche de l’événement.
Il est possible d’envoyer un rappel SMS au client avant une intervention.
Cliquez sur un événement → Définir un rappel
Le SMS est envoyé la veille à 8h
Activez les rappels automatiques dans Paramètres → Planning
Le système enverra automatiquement un SMS la veille à 8h
Vous pouvez également supprimer un rappel à tout moment.
Des notes peuvent être ajoutées à un événement :
Les opérateurs peuvent consulter et modifier ces notes depuis l’application mobile.
Si un client est sélectionné, les notes du client sont également visibles.
Vous pouvez rendre un événement récurrent en choisissant une fréquence :
Ponctuel
Tous les jours
Toutes les semaines
Toutes les 2, 3, 4, 5 ou 6 semaines
Lors d’une modification, vous devrez choisir entre :
Modifier uniquement cet événement (il sera détaché de la série)
Modifier tous les événements liés
