Les clients

1. Qu’est-ce qu’un client Hexagone ?

• Sur Hexagone, un client est une entreprise ayant un accès simplifié à la plateforme pour :

  • Consulter ses dossiers

  • Signer des documents

  • Échanger avec l’infiltromètre via le chat

• Il s’agit de vos architectes, constructeurs, promoteurs, dessinateurs, etc.

• Les particuliers ne sont pas considérés comme des clients sur Hexagone. Contrairement aux clients professionnels, qui gèrent plusieurs dossiers via leur compte, les particuliers existent uniquement à travers leur dossier.

• Sur Infiltrea, les clients sont appelés "mandataires", mais cela correspond à la même chose.

• Les clients sont créés par un infiltromètre et reçoivent une invitation par email contenant leurs identifiants de connexion.

2. Pourquoi inviter ses clients sur Hexagone ?

• Hexagone simplifie la collaboration et les échanges entre infiltromètres et leurs partenaires.

• En invitant vos clients sur la plateforme, ils pourront :

  • Suivre l’avancement des rapports

  • Déposer des documents et des photos

  • Signer des attestations

  • Échanger avec vous via le chat

  • Récupérer les rapports une fois débloqués

• Il est recommandé d’inviter vos clients progressivement, en commençant par ceux à l’aise avec les outils numériques, et en leur montrant les gains de temps concrets qu’offre Hexagone.

• 100 % des clients ayant adopté Hexagone ne pourraient plus revenir en arrière, tant l’outil facilite la collaboration.

• L’interface client est intuitive et simplifiée, assurant une prise en main rapide.

3. Les types de clients

Hexagone classe les clients en trois catégories pour s’adapter aux spécificités du métier.

• Lors de la création d’un client, vous devez choisir son type :

  • Client architecte

  • Client constructeur/promoteur

  • Particulier (ne nécessite pas de création de compte)

Clients architectes

• Entreprises ayant un compte sur Hexagone

• Le particulier paie les rapports, mais ne les récupère pas immédiatement

• L’architecte transfère les rapports au particulier une fois le paiement effectué

• Le paiement particulier pour les clients architectes se fait via Hexagone

Clients constructeurs / promoteurs

• Entreprises ayant un compte sur Hexagone

• Un contrat est établi avec vous pour le règlement des rapports

• Pas de paiement particulier sur Hexagone, mais un système de déblocage des rapports

• Le règlement se fait en dehors d’Hexagone, directement avec le client

Particuliers

• N’ont pas de compte Hexagone

• Accès à leur dossier via le Portail Particulier

• Paiement en ligne obligatoire pour débloquer les rapports

• Le paiement particulier se fait via Hexagone

4. Comment créer un client sur Hexagone ?

• Rendez-vous sur la page Clients et cliquez sur "Nouveau Client".

• Sélectionnez le type de client.

• Renseignez toutes les informations nécessaires.

Si c’est un particulier, vous n’avez pas besoin de créer un client. Vous pouvez directement créer un dossier et choisir "Particulier" pour le type de client.

• Si l’intégration Infiltrea est activée, vous pouvez utiliser les informations de vos contacts Infiltrea pour accélérer la création du client.

5. Comment inviter un client sur Hexagone ?

• Une fois le client créé, une fenêtre vous proposera de l’inviter.

• En acceptant, il recevra un email contenant :

  • Ses informations de connexion

  • Un lien vers Hexagone

• Vous pouvez également renvoyer une invitation à tout moment en accédant à la page du client et en cliquant sur le bouton "Envoyer invitation".

6. Comment ça fonctionne pour les particuliers ?

• Vous n’avez pas besoin de créer un client.

• Créez directement un dossier et sélectionnez "Particulier" comme type de client.

• Une fois le dossier créé, vous pouvez envoyer un email permettant au particulier d’accéder à son dossier via un code SMS.

• Pour cela, allez dans Actions > Notifier le particulier dossier créé.

• Le particulier recevra un email avec un lien d’accès et devra entrer un code SMS reçu sur son téléphone.

7. L’email d’invitation

• Tous les membres et partenaires invités sur Hexagone reçoivent un email d’invitation.

• Cet email contient :

  • Les identifiants pour la première connexion

  • Un lien d’accès à la plateforme

8. Importer les clients depuis Infiltrea

• Si l’intégration Infiltrea est activée via les paramètres, vous pouvez accéder à vos clients Infiltrea dans l’interface de création de client.

• Cette intégration permet de récupérer automatiquement les informations du client et d’éviter la saisie manuelle.

9. Ajouter les membres du client

• Une fois le client créé, vous pouvez accéder à sa page dédiée.

• Ajoutez les membres en renseignant leur email, prénom et rôle.

Les rôles disponibles pour les clients sont :

• Conducteur de chantier

• Responsable

• Assistant technique

• Commercial

• Dessinateur

• Comptable

• Les administrateurs du client peuvent également ajouter de nouveaux membres depuis leurs paramètres.

10. La vue client

• La vue client est une interface simplifiée avec :

  • Les dossiers

  • Les devis (premium)

  • Le planning (premium)

• Vous pouvez voir exactement ce que voit votre client en allant sur la page du client et en cliquant sur "Voir la vue du client".

11. Les intervenants affiliés au client

• Vous pouvez affilier des intervenants à un client pour qu’ils soient automatiquement ajoutés aux nouveaux dossiers de ce client.

• Cette modification n’affecte pas les dossiers existants, seulement les nouveaux.

12. Configurer les emails pour les clients

• Pour gagner du temps sur les emails automatiques, vous pouvez configurer quels membres du client doivent recevoir quels modèles d’emails.

13. Configurer vos tarifs (premium)

• Vous pouvez renseigner les tarifs négociés avec vos clients pour les articles du devis.

• Si aucun tarif spécifique n’est défini, le tarif par défaut de l’article sera utilisé.