Hexagone vous permet de gagner du temps en automatisant l’envoi des emails à vos clients et intervenants.
Au lieu de rédiger manuellement un email, renseigner l’adresse du destinataire et passer plusieurs minutes à l’écrire, vous pouvez envoyer un email en 10 secondes via Hexagone.
Lorsqu’un dossier évolue, vous pouvez facilement notifier un partenaire en cliquant sur le bouton "Notifier votre partenaire" depuis la page du dossier.
Une interface intuitive vous permet de :
Sélectionner le partenaire à notifier
Choisir un modèle d’email
Sélectionner le(s) membre(s) du partenaire à qui envoyer l’email
Modifier le contenu de l’email si nécessaire
Hexagone vous permet également de paramétrer par défaut quels membres de chaque partenaire doivent recevoir quels types d’emails.
Suivi des emails envoyés
Vous pouvez consulter l’historique des emails envoyés sur un dossier dans l’onglet "Emails envoyés".
Les emails automatiques doivent être utilisés chaque fois que vous devez notifier un partenaire travaillant sur un dossier.
Ils sont utiles pour :
Demander le dépôt d’une pièce
Exiger une signature sur un document
Demander une mise à jour thermique
Tout autre échange nécessitant une communication rapide et efficace
L’objectif est de vous éviter d’écrire des emails à la main et de rendre vos échanges plus fluides.
Un modèle d’email est un type d’email prédéfini que vous pouvez personnaliser et sélectionner lorsque vous envoyez une notification à un partenaire.
Cela vous permet de standardiser vos communications tout en gagnant du temps.
Rendez-vous dans les paramètres, puis dans la section "Modèles d’emails".
Créez autant de modèles que nécessaire pour vos différents types d’emails.
Utilisez des variables dynamiques (voir section suivante) pour remplir automatiquement certaines informations lors de l’envoi d’un email.
Allez sur la page du client, puis dans l’onglet "Emails".
Définissez quels membres du client doivent recevoir quels types d’emails.
Cette configuration peut être modifiée à tout moment depuis l’interface d’envoi d’email du dossier.
Les variables d’email permettent de remplir automatiquement les informations du dossier dans l’email, sans avoir à les saisir manuellement.
Les variables disponibles sont :
@nom → Nom du dossier
@ville → Ville du dossier
@client → Nom du client ou de la marque associée au dossier
Exemple d’un modèle d’email :
"Le dossier @nom dans la ville de @ville est prêt."
Si vous envoyez cet email pour un dossier nommé TEST situé à Paris, l’email envoyé affichera :
"Le dossier TEST dans la ville de Paris est prêt."
Cliquez sur le bouton "Notifier votre partenaire" situé à côté du bouton "Actions".
Sélectionnez :
Le partenaire concerné
Le modèle d’email souhaité
Le membre du partenaire qui recevra l’email
Modifiez le contenu si nécessaire, puis cliquez sur "Envoyer l’email".
Accédez à l’onglet "Emails envoyés" du dossier.
Vous y trouverez :
Le contenu des emails envoyés
La date d’envoi
Les destinataires
Cela permet de suivre facilement toutes les communications associées au dossier.
